ФинИнформ

Как принять расходы на ГСМ для целей налогового учёта

По общему правилу, установленному статьёй 252 НК РФ, для признания расходов в целях налогообложения они должны быть экономически обоснованы (т.е. направлены на получение дохода) и документально подтверждены. Всё это в полной мере относится к списанию горюче-смазочных материалов.

Очевидно, что ГСМ можно списывать, если у организации имеются автотранспортные средства (в собственности или в аренде). В случае, если организация автомобиль арендует, то в договоре аренды должна быть предусмотрена обязанность арендатора нести расходы на ГСМ, запчасти и т.д. (статья 646 ГК РФ).

Итак, автомобиль имеется и право его эксплуатации надлежаще оформлено юридически. Далее следует документально подтвердить экономическую обоснованность его использования. Применительно к списанию ГСМ в расходы экономическая обоснованность:

- Наличие документального подтверждения деловых целей использования автомобиля;

- Документальное подтверждения характеристик использования машины (пробег, машино-часы и т.п.);

- Обоснование применяемых норм расхода топлива.

Здесь следует помнить, что в соответствии с пунктом 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы учётных документов, применяемых организацией, утверждаются в учётной политике, что следует из пункт 4 ПБУ 1/2008.

Таким образом, организация может самостоятельно разработать формы первичных документов по учёту ГСМ, но допускается и использование форм первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, в том числе утверждённых постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Далее мы будем ссылаться на упомянутое постановление.

Списание ГСМ производится по каждому конкретному автомобилю вне зависимости от того, является ли автотранспорт собственным или арендованным на основании данных о фактическом расходе топлива с учётом пробега, указанного в путевом листе. Согласно пункту 2 вышеуказанного Постановления путевой лист, являющийся первичным документом по учёту работы соответствующих типов автомобиля, выписывается в одном экземпляре уполномоченным лицом только на один день или смену. На более длительный срок он выдаётся только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Не полностью или неправильно оформленные путевые листы (незаполненные строки показаний спидометра на начало и конец дня, отсутствие величины пробега, количества и целей поездок) могут привести к спорам с налоговыми органами по поводу экономической обоснованности включения затрат по ГСМ в расходы, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Если документальное оформление списания ГСМ надлежаще организовано, остаётся вопрос обоснованности применяемых норм расхода топлива. Для обоснования применяемых организацией норм следует руководствоваться Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Согласно п. 1 упомянутого документа:

«Методические рекомендации… предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации».

При этом п. 3 упомянутых рекомендаций предусмотрено, что нормы расхода топлив и смазочных материалов предназначены для расчётов при налогообложении предприятий, поэтому именно на эти нормы будут ориентироваться налоговые органы.

Если по каким-либо причинам они вас не устраивают, вы вправе разработать собственные, но при этом следует понимать, что доказывать их обоснованность вам придётся самостоятельно.