ФинИнформ

Документальное оформление расходов при списании ГСМ на эксплуатацию автомобильного транспорта и спецтехники

В соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ все расходы налогоплательщика должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Сказанное относится и к расходам на содержание автотранспорта и специальной техники, то есть расходы на её использование в деятельности, направленной на получение дохода должны быть документально подтверждены надлежаще оформленными первичными документами.

На основании первичных учётных документов производится списание горюче-смазочных материалов, начисляется заработная плата водителям и машинистам, учитывается расход запчастей и затраты на ремонт. Дополнительно стоит упомянуть, что НК РФ прямо увязывает право на начисление амортизации по основным средствам с их использованием для извлечения дохода (п. 1 ст. 256 НК РФ), что для автомобильного транспорта и спецтехники подразумевает оформление первичных документов, подтверждающих их использование в деятельности, направленной на получение дохода. Какими же должны быть эти документы?

Формы первичных документов разрабатываются организацией самостоятельно, с учётом требований статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Обращаем внимание, что согласно разъяснениям Минфина (Информация от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012), с 01.01.2013 формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). Таким образом, применение унифицированных форм введённых в действие постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, в том числе путевого листа, является не обязательным, но допускается.

Представляется важным упомянуть, что по мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности (субъекты транспортной деятельности), и, как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов без заполнения путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 № Ф05-10932/13 по делу № А40-19421/2013).

Приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7 «Об утверждении Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и Перечня мероприятий по подготовке работников юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, к безопасной работе и транспортных средств к безопасной эксплуатации» к субъектами транспортной деятельности относятся юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории Российской Федерации деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, предназначенных для перевозок пассажиров и грузов. Для этих лиц составление путевого листа является обязательным, с учётом требований Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, которые должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Из сказанного должно быть ясно, что есть организации, для которых оформление путевого листа является обязательным и есть организации, которые могут его не оформлять. Однако для всех организаций, имеющих в собственности или арендующих транспортные средства или специальную технику, сохраняется обязанность по документальному подтверждению как величины расходов на эксплуатацию, так и направленности использования автомобилей и прочей техники на получение дохода. Таким образом, не важно, является ли ваша организация субъектом транспортной деятельности, обязанность документально подтвердить взаимосвязь расходов на эксплуатацию автотранспорта с получением дохода сохраняется у всех, а вот форма применяемого для этих целей первичного документа либо должна соответствовать требованиям приказа № 152, либо разрабатывается самостоятельно, но с обязательным учётом требований закона «О бухгалтерском учёте». Далее по тексту, следуя установившейся традиции, такой первичный документ мы будем называть путевым листом, вне зависимости от применяемой формы.

Итак, с учётом рекомендаций Минфина РФ (письма от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700, от 30.11.2012 № 03-03-07/51) для всех организаций путевой лист должен содержать следующий минимальный набор обязательных реквизитов:

1) наименование и номер путевого листа. При заполнении путевого листа для легкового автомобиля в наименовании следует указать «Путевой лист легкового автомобиля»;

2) сведения о сроке действия путевого листа. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона);

4) сведения о транспортном средстве:

- тип транспортного средства;

- модель автомобиля;

- государственный регистрационный знак;

- показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж (одометр - прибор для определения пройденного расстояния);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

5) сведения о водителе, то есть фамилия, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

6) штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Собственники (владельцы) легковых автомобилей обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 приказа Минтранса России № 152), например, формы № 8, утв. Постановлением Госкомстата России № 78.

Важным является вопрос о сроке, на который оформляется путевой лист. Если ранее допускалось оформление путевого листа на срок до одного месяца, то Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 (далее - Приказ N 467) в Приказ № 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, ограничение срока, на который оформляется путевой лист, исключено. По новым правилам (п. 10 Порядка) путевой лист должен быть составлен:

— до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня;

— до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Таким образом, ограничиваются сроки действия путевых листов. Мотивировка введённого ограничения изложена в письме Минтранса 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС и направлена на обеспечении исполнения организациями обязанности проводить надлежащий медицинский и технический предрейсовый контроль в целях предотвращения дорожно - транспортных происшествий.

По нашему мнению, эти изменения касаются только организаций, предметом деятельности которых является выполнение перевозок. Тогда всё сказанное выше сохраняет силу, т.е. организации, использующие автомобили для собственных нужд, по прежнему вправе оформлять путевые листы только с учётом изложенных выше требований Минфина, самостоятельно определяя как форму, так и срок действия путевого листа (но не более одного месяца). Тем не менее, в разработанную самостоятельно форму следует ввести дополнительные реквизиты, позволяющие подтвердить факт проведения ежедневного технического и медицинского контроля.

На оборотной стороне путевого листа содержится раздел, в котором отражается информация о маршруте следования автомобиля, который записывается по всем пунктам следования автомобиля, однако полное (детальное) описание маршрута не обязательно (хотя и допустимо) (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу № А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 отказано в передаче дела № А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления)).

Обращаем внимание на то обстоятельство, что именно информация о маршруте следования автомобиля является подтверждением деловых целей использования автомобиля, т.е. экономической обоснованности транспортных расходов организации, произведённых в форме расходов на оплату труда водителя, амортизации автомобиля и прочих расходов, включая списание ГСМ и запчастей, услуги сторонних организаций по его ремонту и обслуживанию.

Как указано в приведённом выше судебном акте, правомерность выводов которого подтверждена Президиумом ВАС РФ, отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтвердить осуществлённые налогоплательщиком расходы.

Всё изложенное выше касается и документального подтверждения экономической обоснованности расходов на эксплуатацию спецтехники, разница лишь в том, что действующее законодательство не содержит форм первичных документов, обязательных к применению. Следовательно, организация может:

а) Разработать необходимые по условиям конкретной деятельности формы документов самостоятельно;

б) Принять формы из постановления Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

В любом случае принятые формы следует утвердить в составе учётной политики организации. О том, как организовать учёт ГСМ практически и с минимальными трудозатратами, читайте по ссылке.