Представление авансового отчёта и учёт расходов подотчётных лиц
Проход по ссылкам навигацииБухгалтерский журналПубликации Представление авансового отчёта и учёт расходов подотчётных лиц
Войти
Яндекс.Метрика
«...и познаете истину, и истина сделает вас свободными»
(от Иоанна, 8:32)

Внимание!!! Проводится модернизация сайта. Возможна нестабильная работа. Приносим свои извинения.

Задать ?

Представление авансового отчёта и учёт расходов подотчётных лиц

24.08.2019
© ООО «ФинИнформ»
Контроль актуальности: 25.12.2019
Статус: Актуален.
Задать ?

Сроки представления авансового отчёта

Задать ?

Лица, получившие денежные средства под отчёт (наличными, при перечислении подотчётных денег на личную банковскую карту работника, а также при использовании им корпоративной банковской карты для оплаты расходов) представляют авансовый отчёт для подтверждения расходования денежных средств организации:

•на служебные командировки;

•представительские расходы;

•приобретение товаров (работ, услуг);

•внесение за организацию предварительной оплаты контрагентам.

Задать ?

Первичным документом, подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт, форма которого может быть разработана на основе формы № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) с последующим утверждением в учётной политике.

Задать ?

Срок представления авансового отчёта и окончательного расчёта по командировочным расходам - 3 рабочих дня по возвращении из командировки (п. 26 Положения о командировках).

Задать ?

Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У установлено, что срок представления авансового отчёта при выдаче аванса наличными не должен быть более трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчёт, или со дня выхода на работу.

Задать ?

Кроме вышеуказанных сроков организации рекомендуется установить в локальном нормативном акте срок, в течение которого осуществляется:

- проверка авансового отчёта;

- утверждение авансового отчёта;

- окончательный расчёт с подотчётным лицом.

Задать ?

Оправдательные документы к авансовому отчёту

Задать ?

К авансовому отчёту прилагаются оправдательные документы, оформленные в соответствии с законодательством, на произведённые подотчётным лицом расходы.

Задать ?

Командированные лица прикладывают к авансовому отчёту документы, подтверждающие расходы на проживание, проезд к месту командировки и иные расходы, при этом суточные отражаются в авансовом отчёте исходя из продолжительности командировки и размера суточных, утверждённого руководителем организации.

Задать ?

Внимание! При приобретении подотчётным лицом материально – производственных запасов они подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчёт, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчёту подотчётного лица (см. п. 56 Методических указаний по учёту МПЗ). Если оригиналы документов на приобретение МПЗ переданы на склад, то к авансовому отчёту достаточно приложить их копии, заверенные подписью материально-ответственного лица, принявшего приобретённые запасы на ответственное хранение.

Задать ?

Проверка авансового отчёта и списание подотчётных сумм

Задать ?

Бухгалтер, получивший авансовый отчёт, должен проверить:

•целевое расходование денежных средств;

•наличие указанных в отчёте оправдательных документов, подтверждающих расходы;

•правильность оформления оправдательных документов;

•правильность подсчёта указанных в отчёте сумм.

Задать ?

После проверки бухгалтерией заполнения всех данных (включая часть, заполняемую бухгалтерией) авансовый отчёт направляется на утверждение руководителю организации. При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовый отчёт проверяет руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Задать ?

После утверждения авансового отчёта производится его отражение в учёте бухгалтерскими записями по дебету счетов учёта имущества и затрат в корреспонденции со счётом 71 «Расчёты с подотчётными лицами», например:

Задать ?

Дт 26 (08, 10, 20, 44) Кт 71.

Задать ?

Аналитический учёт по счету 71 ведётся по каждой сумме, выданной под отчёт. После утверждения авансового отчёта на счёте 71 выявляется сумма к окончательному расчёту с подотчётным лицом по выданному авансу, т.е.:

— у подотчётного лица могут остаться неизрасходованные денежные средства, которые подлежат возврату в кассу (Дт 50 Кт 71);

— подотчётное лицо потратило собственные средства на служебные цели, которые работодатель должен возместить (Дт 71 Кт 50).

Задать ?

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Задать ?

Невозврат подотчётных сумм

Задать ?

Если срок для сдачи авансового отчёта пропущен, то в соответствии со статьёй 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчётной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Задать ?

Внимание! По мнению Минфина России, в случае невозврата лицом подотчётных сумм, а равно непредставления документов, подтверждающих произведённые расходы, у подотчётного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (см. письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

Задать ?

В Информации ФНС России от 20.07.2017 как нарушение налоговых агентов рассматривается невключение в совокупный доход физического лица сумм, выданных под отчёт на хозяйственные нужды и не возвращённых (или по которым отсутствую авансовые отчёты) (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Задать ?

Таким образом, невозврат подотчётных сумм при непринятии мер к погашению задолженности подотчётного лица может повлечь налоговые риски. При этом надо принимать во внимание следующее. В случае удержания невозвращённых сумм из заработной платы подотчётного лица эти суммы уже обложены НДФЛ и страховыми взносами. А вот если суммы не удержаны, то нет оснований считать их доходом физического лица, пока организация не отказалась от взыскания по тем или иным причинам.

Задать ?

Надо отметить, что судебная практика по данному вопросу противоречива, суды выносят решения исходя из конкретных обстоятельств рассматриваемого дела. Какого-то общего подхода к решению данного вопроса пока нет и вероятно не будет.


 

Перейти к списку публикаций, к ленте новостей, к видеоматериалам



Проголосовало: 1. Ср. оценка: 5.

Уважаемые читатели!

Для нас важно Ваше мнение о практической полезности публикуемых материалов. Пожалуйста, дайте оценку, кликнув мышкой по звездочкам.

Вы можете получать уведомления о наших новых публикациях на Ваш e-mail, для этого нужно только зарегистрироваться.  Дополнительно Вы получите бесплатный доступ к нормативной базе по бухгалтерскому учёту и налогообложению, а также возможность задавать вопросы авторам наших материалов, ответы на которые бесплатны.

 
 
Открыт на дату:

29.01.2022.

Свойства документа
Источник:ООО ФинИнформ/Пресняков С. А.
Дата принятия:24.08.2019
Вид документа:Комментарий