ФинИнформ

Представление авансового отчёта и учёт расходов подотчётных лиц

Сроки представления авансового отчёта

Лица, получившие денежные средства под отчёт (наличными, при перечислении подотчётных денег на личную банковскую карту работника, а также при использовании им корпоративной банковской карты для оплаты расходов) представляют авансовый отчёт для подтверждения расходования денежных средств организации:

•на служебные командировки;

•представительские расходы;

•приобретение товаров (работ, услуг);

•внесение за организацию предварительной оплаты контрагентам.

Первичным документом, подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт, форма которого может быть разработана на основе формы № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) с последующим утверждением в учётной политике.

Срок представления авансового отчёта и окончательного расчёта по командировочным расходам - 3 рабочих дня по возвращении из командировки (п. 26 Положения о командировках).

Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У установлено, что срок представления авансового отчёта при выдаче аванса наличными не должен быть более трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчёт, или со дня выхода на работу.

Кроме вышеуказанных сроков организации рекомендуется установить в локальном нормативном акте срок, в течение которого осуществляется:

- проверка авансового отчёта;

- утверждение авансового отчёта;

- окончательный расчёт с подотчётным лицом.

Оправдательные документы к авансовому отчёту

К авансовому отчёту прилагаются оправдательные документы, оформленные в соответствии с законодательством, на произведённые подотчётным лицом расходы.

Командированные лица прикладывают к авансовому отчёту документы, подтверждающие расходы на проживание, проезд к месту командировки и иные расходы, при этом суточные отражаются в авансовом отчёте исходя из продолжительности командировки и размера суточных, утверждённого руководителем организации.

Внимание! При приобретении подотчётным лицом материально – производственных запасов они подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчёт, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчёту подотчётного лица (см. п. 56 Методических указаний по учёту МПЗ). Если оригиналы документов на приобретение МПЗ переданы на склад, то к авансовому отчёту достаточно приложить их копии, заверенные подписью материально-ответственного лица, принявшего приобретённые запасы на ответственное хранение.

Проверка авансового отчёта и списание подотчётных сумм

Бухгалтер, получивший авансовый отчёт, должен проверить:

•целевое расходование денежных средств;

•наличие указанных в отчёте оправдательных документов, подтверждающих расходы;

•правильность оформления оправдательных документов;

•правильность подсчёта указанных в отчёте сумм.

После проверки бухгалтерией заполнения всех данных (включая часть, заполняемую бухгалтерией) авансовый отчёт направляется на утверждение руководителю организации. При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовый отчёт проверяет руководитель (п. 6.3 Указания № 3210-У).

После утверждения авансового отчёта производится его отражение в учёте бухгалтерскими записями по дебету счетов учёта имущества и затрат в корреспонденции со счётом 71 «Расчёты с подотчётными лицами», например:

Дт 26 (08, 10, 20, 44) Кт 71.

Аналитический учёт по счету 71 ведётся по каждой сумме, выданной под отчёт. После утверждения авансового отчёта на счёте 71 выявляется сумма к окончательному расчёту с подотчётным лицом по выданному авансу, т.е.:

— у подотчётного лица могут остаться неизрасходованные денежные средства, которые подлежат возврату в кассу (Дт 50 Кт 71);

— подотчётное лицо потратило собственные средства на служебные цели, которые работодатель должен возместить (Дт 71 Кт 50).

Подотчётные суммы, не возвращённые работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Невозврат подотчётных сумм

Если срок для сдачи авансового отчёта пропущен, то в соответствии со статьёй 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчётной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращённых подотчётных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Внимание! По мнению Минфина России, в случае невозврата лицом подотчётных сумм, а равно непредставления документов, подтверждающих произведённые расходы, у подотчётного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (см. письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).

В Информации ФНС России от 20.07.2017 как нарушение налоговых агентов рассматривается невключение в совокупный доход физического лица сумм, выданных под отчёт на хозяйственные нужды и не возвращённых (или по которым отсутствую авансовые отчёты) (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, невозврат подотчётных сумм при непринятии мер к погашению задолженности подотчётного лица может повлечь налоговые риски. При этом надо принимать во внимание следующее. В случае удержания невозвращённых сумм из заработной платы подотчётного лица эти суммы уже обложены НДФЛ и страховыми взносами. А вот если суммы не удержаны, то нет оснований считать их доходом физического лица, пока организация не отказалась от взыскания по тем или иным причинам.

Надо отметить, что судебная практика по данному вопросу противоречива, суды выносят решения исходя из конкретных обстоятельств рассматриваемого дела. Какого-то общего подхода к решению данного вопроса пока нет и вероятно не будет.