ФинИнформ

Расходы на такси

Работники организаций в своей производственной деятельности довольно часто при тех или иных обстоятельствах пользуются услугами такси. Конкретные обстоятельства использования такси определяют квалификацию этих расходов для целей налогообложения.

Использование такси в качестве служебного транспорта.

В случае, если организация в качестве служебного транспорта использует услуги такси, то на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (см. письмо Минфина России от 20.10.2017  № 03-03-06/1/68839). Постоянное использование такси как служебного транспорта потребует, как правило, заключения договора перевозки с таксомоторной компанией, которым следует предусмотреть порядок учёта и документального оформления пассажирских перевозок в целях их документального оформления и определения суммы оказанных услуг. При этом заказчику следует на этапе заключения такого договора задуматься над тем, какие документы подтвердят экономическую обоснованность использования такси. По нашему мнению, документально следует подтверждать деловые цели каждой поездки.

Однако, как правило, такси используются для разовых поездок сотрудниками, чья работа имеет разъездной характер или командированными лицами.

Использование такси командированными сотрудниками

Как мы уже написали выше, возможность использования такси в качестве служебного транспорта с признанием данных расходов для целей налогообложения по налогу на прибыль общепризнана. Сказанное в полной мере относится и к найму такси командированными лицами.

В соответствии со статьёй 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя. В силу сказанного, если локальными нормативными актами или коллективным договором установлено, что командируемые работники вправе пользоваться услугами такси для проезда на вокзал, в аэропорт, с деловыми целями в месте проведения командировки и т.д., то расходы на оплату такси следует учитывать как расходы организации на командировки, которые на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Возмещение иных командировочных расходов, одобренных работодателем, является предусмотренной законодательством компенсацией, с которой НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Использование такси работниками с разъездным характером работы

Под разъездным характером работы понимается режим работы, связанный с постоянными разъездами работников, которые возвращаются домой ежедневно, например курьеров по доставке продукции, торговых агентов, консультантов с выездом в офис или на дом, диспетчеров, работников сервисных служб и др.

Гарантии работников, имеющих разъездной характер работы, закреплены в статье 168.1 ТК РФ, в частности, работнику с разъездным характером работы должны быть возмещены расходы на проезд. При этом размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. Таким образом, обязанность работодателя по компенсации указанных расходов закреплена законом.

В трудовом договоре такого работника также должны быть указаны соответствующие условия, определяющие разъездной характер работы (ст. 57 ТК РФ). Свои обязательства перед работником с разъездным характером работы организация может выполнять путём компенсации расходов на такси либо путём предварительной оплаты с расчётного счета услуг такси на основании договора перевозки.

Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником. Такие надбавки являются частью заработной платы и их не следует путать с компенсацией расходов работника.

Согласно позиции Минфина РФ (письмо от 15.02.2017 № 03-04-06/8562), на основании пункта 3 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли организаций относятся, в частности, начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда. Следовательно, возмещение указанным работникам расходов на такси учитывается для целей налогообложения прибыли.

Возмещение расходов лицам, чья работа имеет разъездной характер, является предусмотренной законодательством компенсацией, с которой НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, см. также письмо Минфина России от 17.01.2019 № 03-15-05/1909).

Документальное оформление расходов на такси

В соответствии с пунктом 1 статьи 251 НК РФ любые расходы требуют документального подтверждения. Компенсация работнику расходов на такси, как правило, связана с компенсацией фактически понесённых расходов за конкретный период времени (месяц, неделя и т.д.) с учётом предварительно выданных денежных средств в подотчёт либо оплаченных за счёт собственных средств. Соответственно, для возможности такой компенсации в локальном нормативном акте следует установить, что работники с разъездным характером работы могут использовать такси, а также порядок подтверждения размера и характера произведённых работниками расходов.

Перечень таких документов является открытым - ими могут быть чеки ККТ и (или) бланки строгой отчётности, в том числе в электронном виде (см. письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/65357 от 12.09.2018).

При безналичной оплате (если организация заключила договор на транспортное обслуживание своих работников) в качестве подтверждающих документов могут быть использованы акты, заявки, копии путевых листов и другие документы, подтверждающие стоимость и маршрут поездки, оформление которых предусмотрено договором с автотранспортным предприятием.

В соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 112) квитанция на оплату пользования легковым такси включает следующие обязательные реквизиты:

а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

б) наименование фрахтовщика;

в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

г) стоимость пользования легковым такси;

д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Данная квитанция, в бумажном или электронном виде, может подтвердить только сумму оплаты, однако должна быть подтверждена и деловая цель поездки. Для этого в локальном нормативном акте следует предусмотреть порядок документального подтверждения делового характера использования такси. Если деловые цели использования такси надлежаще подтверждены, никаких налоговых рисков не возникнет.