ФинИнформ

Расходы на проезд в командировку

Общие положения

Организация обязана возмещать командируемы лицам расходы на проезд в командировку и обратно (ст. 168 ТК РФ). Порядок компенсации затрат на проезд в командировках определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. При этом для целей налогообложения учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т. п., однако, по мнению Минфина России (письмо от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976), если в билете стоимость питания выделяется отдельной строкой, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не учитываются, поскольку не отвечают условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Внимание! Стоимость платного сервисного обслуживания, включённого в стоимость проезда в вагоне повышенной комфортности, при командировании работника учитывается в целях исчисления налога на прибыль.

НДС, выделенный в электронном билете на самолёт или поезд, можно принять к вычету без счёта-фактуры на основании пункта 7 статьи 168 НК РФ, которым установлено, что при выполнении работ, оказании платных услуг непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.  (письмо Минфина от 07.09.2018 № 03-07-11/63996).

Документальное оформление

По общему правилу, если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирается транспортом общего пользования (самолётом, поездом, автобусом, маршрутным такси, речным или морским судном), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами (п. 12 Положения о командировках).

С учётом того, что продажа билетов как на железнодорожные, так и на авиаперевозки осуществляется через Интернет, при подтверждении расходов на проезд необходимо иметь ввиду следующее:

Подтверждение железнодорожных пассажирских перевозок.

Пунктом 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте» установлено, что контрольный купон электронного проездного документа является документом строгой отчётности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

На основании изложенного выше порядка документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведённые расходы на приобретение железнодорожного билета, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Подтверждение пассажирских авиаперевозок.

С 25 февраля 2019 года вступили в силу поправки в авиационные правила, предусматривающие возможность оформления электронных посадочных талонов в виде штрих-кода, отображаемого на экране мобильного устройства, вследствие чего пассажиров может сесть в самолёт без оформления и предъявления каких – либо документов на бумажном носителе, поэтому у подотчётного лица может не оказаться никаких документов, подтверждающих авиаперевозку.

Минфин РФ разъясняет (письмо от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32039), что в случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полёта информацию. В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретённых авиабилетов.

Если понимать формулировку «любыми иными» буквально, то трудно понять, чем Минфин не устраивает электронный авиабилет, который авиапассажиры получают в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, точно также, как и железнодорожные? Вполне себе «любое иное» косвенное подтверждение. Или штамп в загранпаспорте при пересечении границы в аэропорту? Однако во избежание ненужных споров с налоговыми органами рекомендуем инструктировать командированных лиц таким образом, чтобы они, при наличии возможности, распечатывали в аэропорту посадочные талоны и сохраняли их для отчёта о командировке.

НДФЛ и страховые взносы с сумм компенсации проезда не уплачиваются (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

Прочие вопросы

Если по окончании командировки работник возвращается не к месту постоянной работы, а к месту проведения отпуска, например, то споры на предмет учёта стоимости обратного билета и обложения его НДФЛ и страховыми взносами неизбежны. (см. письмо Минфина России от 17.01.2017 N 03-04-06/1546).

Если дата билетов не совпадает с продолжительностью командировки, например, командированное лицо выехало в командировку на несколько дней раньше или вернулось на несколько дней позже, так, что выходные были проведены в месте командировки.

Позиция Минфина России по данному вопросу основана на том, что затраты на проезд работника к месту командировки и обратно были бы понесены в любом случае, вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения, а выходные дни работник может проводить там, где ему хочется. Однако, если более ранний выезд в командировку (более поздний возврат из командировки) обусловлен тем, что работник решил провести свой отпуск в том месте, куда он был командирован, то велика вероятность, что налоговый орган будет настаивать на необходимости включения стоимости проезда в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами (см. письмо МФ РФ от 30.07.2014 N 03-04-06/37503).