ФинИнформ

О первичных учётных документах

Юридическая сторона вопроса

Общий смысл оформления первичного документа – получение юридически бесспорного доказательства совершения той или иной хозяйственной операции: выплаты или поступления денежных средств, движения материальных ценностей, возникновение или прекращение обязательств и т.д.

Бухгалтерская и налоговая отчётность подписывается уполномоченными должностными лицами организации, которые принимают на себя ответственность за её достоверность. Никакой презумпции невиновности нет, есть обязанность помянутых лиц доказывать в необходимых случаях, что при составлении отчётности:

1. Учтены данные о всех операциях за отчётный (налоговый) период;

2. Все операции отражены в учёте в соответствии с действующим законодательством.

В ходе учётного процесса регистры бухгалтерского (налогового) учёта систематизируют и агрегируют (сводят итоги соответствующих показателей ) в строки и графы бухгалтерской (налоговой) отчётности исходные данные первичных документов, поэтому только они могут быть надлежащим доказательством:

— реальности осуществления хозяйственных операций;

— их санкционированности уполномоченными лицами;

— соответствия хозяйственных операций действующему законодательству и (или) обычаям делового оборота.

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных документов ставит под вопрос достоверность бухгалтерской отчётности и налоговых деклараций.

Общие требования к первичным документам

В соответствии с частью 1 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 каждый (без исключений) факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным документом, содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 упомянутой статьи. При этом закон не предусматривает обязательного применения бланков, содержащихся в альбомах унифицированных форм.

По общему правилу формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011), при этом допустимо использовать бланки унифицированных форм, однако как унифицированные, так и самостоятельно разработанные организацией формы подлежат утверждению в учётной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008).

Обязательные формы первичных документов

Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет, что обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Сказанное означает, что если использование соответствующей формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта (путевые листы), Постановлением Правительства РФ от 15.04. 2011 г. № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (транспортная накладная) и в иных аналогичных случаях, их использование является обязательным.

Раскрытие экономического содержания операции

Помимо формальной обязанности указания обязательных реквизитов первичного документа, существует требование по раскрытию экономического смысла (п. 4 ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011) — содержания хозяйственной операции. Именно содержательная часть позволяет квалифицировать в соответствии с нормами законодательства совершённые операции, например, их направленность на получение дохода. Следовательно, совокупность данных первичного документа должна раскрыть деловую цель произведённых расходов, не оставляя повода для сомнений в их направленности.

Вышесказанное следует учитывать при разработке форм первичных документов, а так же при контроле полноты оформления в момент их принятия к учёту.