ФинИнформ

Организация учёта ГСМ, работы автомобилей, специальной техники и механизмов

Задачей учёта ГСМ является формирование достоверной, то есть полной и целостной, информации о их движении (поступлении, расходовании и остатках) в бухгалтерском и налоговом учёте.

Целью данной статьи является оказание практической помощи бухгалтеру в организации рациональной (с точки зрения трудозатрат) системы учёта данных операций.

Сначала рассмотрим общую схему информационных потоков и документооборота, связанных с движением ГСМ.

Всё начинается с регистрации нового путевого листа в журнале регистрации. При этом в новый путевой лист переносятся данные из предыдущего путевого листа об остатках топлива в баке, а также показания одометра об общем пробеге автомобиля. В соответствии с пунктом 10 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" путевой лист может оформляться на одни день или любой другой срок не более одного месяца.

Получив новый путевой лист, водитель направляется на предрейсовый осмотр и выезжает на линию в соответствии с полученным заданием. С точки зрения учёта обязанностью водителя является:

1. Указать маршрут движения автомобиля, что служит обоснованием экономической целесообразности использования служебного транспорта (подробно смотрите здесь);

2. В случае, если производилась заправка автомобиля в сети АЗС, оформить авансовый отчёт и отразить сведения о приобретении топлива в путевом листе.

3. При завершении срока действия путевого листа водитель проставляет в путевом листе сведения:

— о пробеге автомобиля за период (от одних суток до месяца, в зависимости от срока действия путевого листа);

— о расходе топлива на соответствующий пробег за период;

— о заправке автомобиля;

— об остатке топлива в баке на конец периода.

Всё вышесказанное, а равно и дальнейшее изложение вопроса, в полной мере касается учёта работы спецтехники и специальных машин. Разница заключается лишь в том, что объектом учёта является не пробег, а отработанные моточасы.

Таким образом, в путевом листе (листе учёта работы машин) сосредоточена вся информация об использовании автомобиля и обороте топлива. Следовательно, ежемесячно следует лишь сгруппировать эти данные по конкретным транспортным средствам и спецтехнике, а так же по видам топлива. Такая группировка, как правило, проводится бухгалтерией, однако руководитель организации должен обеспечить надлежащий контроль за достоверностью данных путевых листов, возложив эти обязанности на конкретных должностных лиц.

Что касается свода данных в бухгалтерии, то при решении этой задачи необходимо обеспечить полноту и целостность данных об обороте топлива, т.е. его остатках на начало периода, поступлении (заправках на АЗС или из хранилища организации), списании на работу транспортных средств, машин и специальной техники, остатках на конец периода в местах хранения топлива и баках машин. Под целостностью данных в контексте рассматриваемой темы понимается их непротиворечивость, иначе говоря:

— тождественность данных о заправке машин, отражённых в путевых листах и первичных документах (авансовых отчётах водителей, документов на отпуск топлива водителям из собственного хранилища ГСМ);

— тождественность данных о списании топлива, отражённых в путевых листах и своде данных в регистрах учёта в разрезе единиц автотранспорта, спецтехники и видов топлива;

— тождественность данных об остатках топлива в баках машин, отражённых в путевых листах и в аналитических регистрах учёта.

Как это обеспечить? Нужно разработать соответствующую нуждам вашей организации систему учёта, для чего следует:

1. Руководителю организации необходимо издать приказ о нормах списания ГСМ при эксплуатации транспортных средств, специальной техники и машин. Нормы следует определить на летнее и зимнее время для каждой марки (модели) транспортных средств и техники.

2. Разработать и утвердить в составе учётной политики организации как минимум следующие формы первичных документов и регистров учёта:

— Формы путевых листов и листов учёта работы машин;

— Форму журнала регистрации путевых листов;

— Форму документа, которым оформляется выдача ГСМ из собственных мест хранения организации;

— Форму документа, в котором отражается свод и контроль достоверности данных о движении ГСМ за период (месяц). Например, Акт списания ГСМ или бухгалтерская справка иной формы.

При этом важно помнить, что все вышеуказанные формы первичных документов и регистров учёта должны соответствовать, в частности: для первичных документов — требованиям статьи 9, а для регистров учёта — статьи 10 закона «О бухгалтерском учёте».

3. Помимо форм документов в учётной политике следует определить лиц, ответственных за совершение, надлежащее документирование и контроль соответствующих операций, а также порядок документооборота.

Всё вышесказанное касается всех организаций, независимо от масштаба деятельности и формы собственности. Как правило, организации, имеющие большой парк машин, имеют и соответствующее программное обеспечение, которое автоматизирует рассмотренные выше учётные процедуры. Однако это не освобождает их от обязанности раскрыть принятую систему учёта в учётной политике, поскольку это один из способов ведения учёта (см. пункт 1 статьи 8 закона «О бухгалтерском учёте»).

Что касается предприятий, имеющих двадцать – тридцать единиц техники или меньше, то для них вряд ли целесообразно из соображений экономической эффективности заказывать или приобретать специализированное программное обеспечение, оплачивать его сервисную поддержку.

Однако при наличии в организации даже небольшого парка машин оформление и обработка вышеперечисленных документов и регистров учёта может требовать существенных трудозатрат, в первую очередь — у работников бухгалтерии по контролю правильности заполнения путевых листов и своду данных.

Для таких организаций мы предлагаем готовое учётное решение на базе документов и электронных таблиц MS Office. Что в него входит?

1. Приложение к учётной политике, регламентирующее порядок ведения учёта ГСМ. Данный документ оформлен именно как приложение к учётной политике, то есть он может быть введён в действие приказом руководителя организации как дополнение к уже действующей учётной политике, без внесения изменений в действующую редакцию. Предлагаемый документ содержит описание способа ведения учёта ГСМ, т.е. учётных и контрольных процедур, а также все формы, необходимые для ведения учёта, в формате MS Word.

2. Файл рабочей книги MS Excel, сразу же готовый к вводу данных и формированию необходимых отчётов. В указанный файл вводится, по мере её накопления, следующая информация:

— о пробеге автомобилей (работе спецтехники и машин) за период действия путевого листа;

— о заправках автомобилей.

По завершении месяца все данные для акта списания ГСМ подготавливаются автоматически, без каких – либо усилий со стороны сотрудников бухгалтерии. Таким образом, время на обработку данных по учёту ГСМ сокращается многократно, особенно если обязанность по первичному оформлению путевых листов возложено не на бухгалтерию.

Но главное – качество учёта. Сформированные документы полностью соответствуют действующему законодательству, арифметическая точность данных абсолютна. Важно также упомянуть, что контроль правильности свода данных осуществляется автоматически.

Ну и вишенка на наш торт – первичное оформление путевых листов тоже автоматизировано.

Стоимость стандартного учётного решения – от 5 000 рублей. Цена может быть увеличена в случае разработки дополнительного функционала для реализации индивидуальных пожеланий организации. Цена включает год гарантии работоспособности системы и неограниченный объём наших профессиональных консультаций по вопросам учёта ГСМ.

Если вы хотите получить наше решение или у вас есть вопросы, для контакта с нами перейдите в форму обратной связи по данной ссылке.

Смотрите дополнительно:

Документальное оформление расходов при списании ГСМ на эксплуатацию автомобильного транспорта и спецтехники