ФинИнформ

Расходы на доставку персонала к месту работы

Отдельные работодатели в силу разных обстоятельств несут расходы по доставке сотрудников к месту работы, вследствие чего возникает проблема учёта таких расходов, которая решается исходя из конкретных обстоятельств деятельности организации.

Прежде всего отметим, что юридические обязательства работодателя по доставке персонала к месту работы Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. Следовательно, работодатель может принять решение о доставке работников на предприятие всего в двух случаях:

— в силу производственной необходимости, когда других способов самостоятельно добраться до места работы у персонала нет;

— по просьбе самих работников.

Налог на прибыль

По общему правилу, установленному пунктом 26 статьи 270 НК РФ, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением случаев:

— когда доставка вызвана технологическими особенностями производства, т.е. связана с местоположением или режимом работы предприятия (или его конкретных сотрудников), то есть если все или отдельные сотрудники организации не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно;

— когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективным договором.

Следовательно, для уменьшения налоговой базы на сумму расходов по доставке сотрудников до места работы, достаточно подтвердить экономическую обоснованность упомянутых расходов одним из способов:

— закрепив обязанность работодателя в трудовом (коллективном) договоре;

— обосновать технологическую (производственную) необходимость такой доставки.

Документами, обосновывающими технологическую необходимость могут являться:

— справка органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или её структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);

— правила внутреннего трудового распорядка (график работы), свидетельствующие о сменном характере работы или о наличии непрерывного производства.

НДФЛ

При решении вопроса об обложении НДФЛ расходов по доставке персонала на предприятие необходимо принимать во внимание, что в соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. При этом в соответствии с пп. 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ оплата организациями за налогоплательщика (полностью или частично) товаров (работ, услуг) в его интересах признается доходом, полученным им в натуральной форме.

Однако, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом, то расходы по оплате работодателем стоимости их проезда не являются экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ (см. письмо Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326). В противном случае стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.

Разница в подходе раскрыта Президиумом Верховного Суда РФ в пункте 3 Обзора от 21.10.2015, где сделан очень важный вывод:

Получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определённой мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.

Эта мотивация применима и к выплате компенсации работникам стоимости проезда к месту работы и обратно.

Работодатель, оплативший за работника его расходы, является налоговым агентом и обязан исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет НДФЛ (ст. 226 НК РФ). Если работодатель выделяет работнику деньги на проезд (в виде компенсации (дотации) на проезд), то сумма денежных средств относится к доходам того месяца, в котором деньги непосредственно выплачены работнику (п. 1 ст. 223 НК РФ). Если работодатель оплачивает проезд работника самостоятельно (например, оплачивает доставку работников транспортной компании), то есть работник получает доход в натуральной форме, то сумма такого дохода относится к месяцу, за который проезд оплачен (п. 1 ст. 211 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержание НДФЛ с такой оплаты производится из любой денежной выплаты работнику в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ.

Страховые взносы

В соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в том числе в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен статьёй 422 НК РФ и является исчерпывающим.

Согласно пп. 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, но, как было сказано выше, решение о перевозке сотрудников работодатель принимает с учётом технологических особенностей производства и/или по договорённости с работниками. Следовательно, строго по букве НК РФ, на стоимость доставки работников к месту работы и обратно, а так же на выплаты в виде компенсации за проезд следует начислять страховые взносы.

В целом такое положение может показаться спорным, поскольку при доставке сотрудников к месту работы, вызванной технологическими особенностями, они никакой материальной выгоды не получают, то есть согласно правовой позиции, выраженной в вышеупомянутом пункте 3 Обзора Президиума Верховного Суда РФ от 21.10.2015 объекта обложения страховыми взносами не возникает, поскольку такие выплаты не являются оплатой труда. Аналогичная логика изложена в постановлении АС Уральского округа от 25.03.2015 № Ф09-1169/15, в котором указано, что частичная компенсация обществом расходов на оплату проезда к месту работы и обратно лицам, проживающим в другом населённом пункте, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, так как не зависит от трудового вклада работника, сложности, количества и качества выполняемой им работы, трудового стажа, не является стимулирующей выплатой либо трудовым вознаграждением. Тем не менее, пока арбитражная практика применения главы 34 НК РФ не сложилась, неуплата страховых взносов влечёт высокие риски налоговых санкций.

Персонифицированный учёт

Как было сказано выше, страховые взносы следует начислять независимо от оснований, по которым принято решение об организации доставки персонала к месту работы тем или иным способом. Следовательно, каждой такой организации необходимо организовать персонифицированный учёт работников, пользующихся услугами по доставке и рассчитывать стоимость доставки, включаемую в налоговую базу каждого работника для целей удержания НДФЛ и начисления страховых взносов. Если персонифицировать выплаты невозможно, то и включать данные выплаты в базу для начисления НДФЛ (страховых взносов) работодатель не обязан (пункт 8 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 № 42). Однако сам факт невозможности персонификации таких выплат должен быть надлежаще обоснован, иначе неизбежны штрафные санкции.

Что касается организации персонифицированного учёта налоговой базы сотрудников, пользующихся услугами доставки, то требования к такому учёту нормативно не определены и в большой степени зависят от выбранного организацией способа доставки (такси, услуги сторонней транспортной организации, выплаты сотрудникам персонально и т.д.). Например, доход по каждому работнику можно определять исходя из общей стоимости проезда, табеля учёта рабочего времени или других аналогичных документов и рассчитывать доход каждого работника путём деления разовой стоимости доставки на количество работников, явившихся в этот день на работу.

В заключение следует упомянуть, что отдельные суды считают, что поскольку услуги по доставке, производимой сторонним транспортом, оказывались не работникам, а непосредственно работодателю, стоимость доставки не является вознаграждением за выполненные работы (услуги) по трудовым договорам и не облагается НДФЛ (см. Постановления ФАС МО от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11; ФАС ЗСО от 17.11.2010 № А45-26455/2009). В частности, разрешая спор, касающийся довода органа ФНС о неправомерном не включении заявителем в налоговую базу по НДФЛ выплат в натуральной форме в виде оплаты стоимости проезда к месту работы и обратно работникам в случае, если место жительства не совпадает с местом работы, суды установили, что оплата заявителем проезда к месту жительства не является доходом соответствующих работников, поскольку производилась в интересах работодателя, в связи с чем Общество не обязано было исчислять и удерживать с работников НДФЛ в части оплаты стоимости проезда к месту жительства, приходящейся на каждого работника, так как данные выплаты не обусловили получение работниками Общества экономической выгоды.

Однако и с учётом данной правовой позиции судов следует принимать во внимание, что это решение принято по конкретному делу, т.е. высока вероятность, что если налогоплательщик займёт аналогичную позицию, то её придётся отстаивать в суде.