ФинИнформ

Руководство пользователя
для Партнёров

Процедура регистрации новой компании в целом описана в общем Руководстве пользователя, поэтому здесь будет рассмотрена только специфика, относящаяся к деятельности консалтинговых компаний, оказывающих услуги с применением «ФинИнформ-Советник» (далее – Партнёры).

Для Партнёров программа «ФинИнформ-Советник» имеет расширенный функционал, который мы и рассмотрим ниже.

Вначале организация-Партнёр регистрируется как обычный Клиент и принимает общую для всех оферту на информационно – консультационные услуги по самому дешёвому пакету (что впоследствии можно изменить), поскольку невозможно оказывать услуги Клиентам при посредстве программы и самому не быть её пользователем.

Но для реализации собственных услуг необходимо ввести дополнительные данные, о чём мы и расскажем ниже.

Особенности регистрации Партнёров

На определённом этапе регистрации Программы потенциальный пользователь отвечает на вопрос, намерен ли он использовать программу для развития собственного бизнеса, т.е. самостоятельно осуществлять информационно-консультационное сопровождение собственных клиентов. Если Вы читаете этот текст, ваш ответ был положительным.

Итак, для организаций, которые намеренны использовать Программу для оказания консультационных услуг своим клиентам, необходимо ввести дополнительные реквизиты, в том числе:

Платёжные реквизиты

Компании – Партнёры обязательно указывают свои платёжные реквизиты – для автоматической генерации счетов и актов своим клиентам. Пожалуйста, будьте внимательны, иначе клиенты не смогут вам заплатить!

Контактная информация

В таблице отображены сотрудники вашей компании, которым присвоен статус уполномоченных лиц. Следует иметь ввиду, что эта информация (ФИО сотрудников, контактные телефоны) будет доступна всем вашим клиентам. В связи с этим вы можете вместо личных данных указать какой-то общий телефон. Этот вопрос остаётся на Ваше усмотрение, мы лишь предупреждаем и предоставляем такую возможность.

Формирование прайс-листа компании

Прайс – лист формируется каждой компанией самостоятельно, исходя из собственных соображений о рынке и стоимости собственных услуг. Все предлагаемые сейчас и в будущем пакеты услуг стандартны. Стандартность означает, что каждый пакет услуг предполагает ежемесячный доступ к информационной базе определённого количества пользователей (от 3 до 5) и некоторый объём бесплатных консультаций (как правило). В прайс – листе вы указываете стоимость ежемесячного обслуживания по стандартным пакетам. Кроме того, вы должны указать стоимость 1 часта консультаций сверх времени, предусмотренного пакетом.

Пример заполненного прайс-листа, в котором следует заполнить ячейки жёлтого цвета, приведён ниже:

*Примечание: Продолжительность одной консультации не может занимать более четырёх часов работы соответствующего специалиста.

Из данного примера следует, что при выбранном пакете услуг «Минимум» ежемесячная плата составит 3 000, час консультации – 3 000 и каждый дополнительный пользователь – 1 000 рублей в месяц.

Что следует понимать при формировании собственного прайс – листа?

1. Пакет «Минимум» предусматривает только доступ к информационной базе, без бесплатного пакета консультационной поддержки, т.е. все консультации платные. Этот пакет автоматически подключается для компаний – Партнёров, которые, как правило, сами в консультациях не нуждаются. Могут к этому тарифу подключаться и обычные клиенты, но все консультации – платные, а их стоимость – максимальна.

2. Пакет «Стандарт» предусматривает, помимо доступа к информационной базе, 2 бесплатных консультации в месяц. В целом этого достаточно для предприятий малого и иногда среднего бизнеса. По опыту не каждое предприятие обращается за консультациями ежемесячно, и ещё реже – два раза. Но в целом – это наиболее массовый пакет.

3. Пакет «Максимум» - 5 бесплатных консультаций продолжительностью не более 4 ч/часов консультаций каждая. Для малого бизнеса – это абсолютный безлимит. И вполне достаточный пакет для предприятий среднего бизнеса, поскольку получается 25 ч/часов консультационной поддержки в рамках пакета. С другой стороны, особо сложные консультации будут проводиться на платной основе, что позволит достичь баланса интересов Клиента и Консультанта на долгосрочной основе.

Следует иметь ввиду, что сформированный вами прайс-лист действует при самостоятельном подключении Клиентов к системе «ФинИнформ-Советник». Но есть и возможность формирования уникальной цены для каждого клиента.

4. Тариф «Специальный» - предполагает договорную, определяемую по соглашению сторон, цену на все услуги. Этот тариф Вы можете рекомендовать своим самым важным клиентам на индивидуально сформированных условиях.

Каждая консалтинговая организация работает на своём рынке как в географическом смысле, так и в смысле определённой клиентской базы. Поэтому прайс-лист каждой компанией формируется самостоятельно, исходя из собственных соображений и логики бизнеса в конкретной обстановке. Менять этот публичный прайс-лист можно в любой момент.

Однако необходимо помнить, что для каждого клиента в момент принятия оферты формируется его уникальный прайс-лист по конкретному договору, который может быть впоследствии изменён. Но при изменении прайс-листа конкретного клиента следует учитывать, что ежемесячно, 25 числа, всем клиентам автоматически выставляются счета на оплату услуг за следующий расчётный период (месяц). Поэтому любые изменения (смена пакета услуг, количество пользователей или изменение цены на услуги) должны быть сделаны до этой даты. Изменения вступят в силу со следующего месяца.

Завершение регистрации

После определения прайс-листа Вам остаётся определить дату начала обслуживания и принять оферту на услуги Оператора информационной системы. Процедура регистрации на этом завершена.

Начало работы

После завершения процедуры регистрации Вам следует:

Перейти на вкладку Расчёты. Там уже будет выставлен Счёт на оплату регистрационного сбора и доступ к информационной базе на текущий расчётный период. Распечатайте счёт (кнопка «Печать») и передайте его на оплату.

Вы должны прислать нам файл в формате MS Word с краткой характеристикой вашей организации. Для подготовки этого файла скачайте шаблон. В шаблоне вы должны заполнить данные в стандартной для всех таблице. Остальное содержание файла, в том числе структура и объём информации) остаётся целиком на Ваше усмотрение. Представленная в данном файле информация о Вашей организации будет размещена в системе (в списке организаций – консультантов вашего города).

После поступления на наш расчётный счёт регистрационного сбора Ваша учётная запись будет активирована, программа перейдёт в полнофункциональный режим. Ваши зарегистрированные пользователи смогут работать с информационной базой, а ваши потенциальные клиенты – увидят вас в списке организаций – консультантов вашего города.

Работа с Клиентами

Для работы с клиентами существует информационный блок «Клиенты». Для его открытия нажмите кнопку «Клиенты» на панели инструментов.

Интерфейс информационного блока «Клиенты» представляет собой список клиентов с указанием их общей задолженности за услуги. Список может быть отсортирован по полям: Наименование и Задолженность. Кроме того, есть возможность поиска в списке по наименованию Клиента.

Под списком клиентов расположены вкладки с подчинёнными информационными блоками:

Общие сведения – реквизиты клиента, системе налогообложения и данные о договоре.

Пакеты услуг – сведения о подключённых пакетах услуг и их стоимости.

Расчёты – данные о расчётах с клиентом за оказанные услуги.

Контакты – ФИО, телефоны, e-mail пользователей, сведения о блокировке пользователей.

Регистрация Клиентов

Предполагается, что Ваши клиенты выполняют регистрацию самостоятельно, что не лишает вас права им помогать. По завершении регистрации Клиентом, выбравшим для обслуживания Вашу фирму, на вкладке «Клиенты» появится строка с вновь зарегистрированной организацией. Кроме того, на Ваш e-mail придёт сообщение о регистрации клиента.

В случае, если Клиент выбрал пакет услуг из Вашего прайс-листа с фиксированной ежемесячной оплатой, счёт на оплату услуг будет выставлен автоматически.

Если же Клиент выбрал пакет услуг «Специальный», вы должны установить цену ежемесячного обслуживания самостоятельно и выставить ему Счёт. Для этого выделите в списке нужного клиента, кликните мышью по вкладке «Пакеты услуг». Проставьте стоимость услуг, согласованную с Клиентом. Нажмите кнопку «Выставить счёт». Счёт будет выставлен с даты начала обслуживания, указанной клиентом при регистрации.

Когда прайс-лист по договору с клиентом сформирован, следует войти на вкладку Общие сведения и включить переключатель «Договор заключён». С этого момента программа у Клиента активирована и он может в ней полноценно работать. Обращаем внимание, что Вы сами решаете, когда активировать программу у клиента – после того, как он оплатит счёт или до того.

Изменение прайс-листа Клиента

Вы можете менять стоимость пакетов услуг для клиентов в любое время, индивидуально для каждого клиента. Для этого следует совершить следующие действия:

1. Войти в информационный блок «Клиенты» и выделить мышью организацию-клиента, для которой вы хотите изменить стоимость обслуживания.

2. Внизу списка клиентов открыть вкладку «Пакеты услуг» и внести необходимые изменения.

При изменении пакета услуг или его стоимости следует помнить, что изменения не коснутся уже выставленных счетов. По новым параметрам счета будут выставляться со следующего расчётного периода (месяца).

Блокировка клиента

В силу тех или иных причин договор с клиентом может быть расторгнут. Это событие следует немедленно отразить в информационной системе, для чего:

1. Войти в информационный блок «Клиенты» и выделить мышью организацию-клиента, договор с которым расторгается.

2. Открыть вкладку Общие сведения и снять (выключить) переключатель «Договор заключён». С этого момента данная организация (при отсутствии задолженности за оказанные услуги) перестанет отображаться в списке клиентов, ей не будут выставляться счета. Очевидно, что вход сотрудников данной организации в информационную систему будет блокироваться.

Блокировка пользователей

В каждой организации постоянно происходят те или иные кадровые изменения. Появляются новые сотрудники, а кто-то увольняется. Новых сотрудников (пользователей) организация – клиент может добавлять самостоятельно. А вот удалить или заблокировать может только организация – Консультант по заявке Клиента. Для этого:

1. Войти в информационный блок «Клиенты» и выделить мышью организацию-клиента, договор с которым расторгается.

2. Открыть вкладку «Контакты», выделить нужного пользователя и выполнить необходимое действие:

Нажать кнопку «Удалить» – пользователь будет удалён из организации.

Ввести дату начала блокировки учётной записи для выбранного пользователя.

Разница между удалением пользователя и блокировкой в следующем:

Удаление - связь пользователя его с организацией разрывается. Это увольнение. Но он может войти в систему под своим логином и паролем, но не как сотрудник какой-то организации. Ему доступен только демонстрационный режим программы. Внимание: отменить удаление пользователя нельзя!

Блокировка – данному пользователю будет отказано в доступе, но он остаётся сотрудником организации. Например, сотрудница уходит в декретный отпуск. Организация – клиент хочет сэкономить и просит заблокировать её до выхода на работу.

Блокировка снимается удалением даты – просто очистить поле.

Подтверждение платежей Клиентов

Ваши клиенты получают счета и видят их в информационном блоке «Расчёты». Там же они вводят данные об оплате выставленных счетов. Одновременно на Ваш e-mail отправляется сообщение об оплате счёта. Однако с точки зрения Программы счёт признаётся оплаченным только тогда, когда Вы подтвердили поступление платежа на ваш расчётный счёт. Подтверждение производится одним кликом в поле «Подтверждение» на соответствующей строке. После подтверждения поступления средств задолженность по выставленному счёту считается погашенной.

Консультации клиентов

Ниже приведены правила принятия и подготовки консультаций в программе «ФинИнформ – Советник». Каждая организация, зарегистрированная в системе как Консультант, организует своё взаимодействие с клиентами по своему усмотрению, но в рамках норм п. 4 Договора (оферты) и пунктов 10 – 19 Общих условий оказания услуг.

Консультирование с применением информационной системы направлено на решение следующих задач:

1. Создание систематизированного собственного электронного архива консультаций с целью экономии времени на подготовку консультаций для других клиентов по сходной тематике;

2. Документирование собственной позиции по сложным вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения для сведения всех сотрудников своей компании;

3. Повышение оперативности и качества предоставляемых клиентам консультационных услуг.

4. Подготовка на основе консультаций публичных (общедоступных) комментариев с целью информирования всех клиентов по рассмотренным в процессе консультации вопросам.

Приём запроса консультации

Клиент запрашивает у вашей организации консультацию удобным ему способом – по телефону, электронной почте, факсу и т.д.

Получив запрос, уполномоченный сотрудник организации – Консультанта:

1. Формулирует и согласовывает с Клиентом тему (краткое текстовое описание, по которому консультацию легко найти в списке) и вопрос, по которому следует дать письменное заключение Клиенту.

2. Оценивает время подготовки заключения по вопросу консультации.

3. На основании оценки времени подготовки заключения, действующего пакета услуг Клиента и данных учёта консультаций определяет статус консультации: платная или нет.

4. Согласовывает с Клиентом время подготовки заключения и статус консультации, после чего создаётся учётная запись по текущей консультации.

Учёт консультаций

Общий интерфейс информационного блока «Мои консультации»

Информационный блок «Мои консультации» представляет собой список (перечень) подготовленных Вами консультаций.

Фильтр по Клиенту. В поле «Фильтр по клиенту» введите его наименование и нажмите кнопку «Применить». Будут показаны консультации только для выбранного Клиента.

Сортировка списка. Список консультаций можно сортировать по возрастанию или убыванию по всем полям: Дата, Принята, Клиент, Тема. Для сортировки кликните мышью по заголовку столбца.

Добавление консультации в Список

На основании согласованных с Клиентом данных создаётся учётная запись новой консультации. Открыть форму для ввода данных о новой консультации можно двумя способами:

1.Добавляем новую консультацию одним из двух способов:

1.1.Из информационного блока «Клиенты» - выделить строку с названием нужного клиента. Слева, под списком клиентов, нажимаем кнопку «Консультация».

1.2.Из информационного блока «Мои консультации» - под списком консультаций нажать кнопку «Добавить». Откроется список клиентов. Следует выбрать того клиента, для которого будет готовится консультация.

В результате вышеописанных действий будет открыта форма Консультация. Далее работаем с ней, для чего первоначально следует:

1.1.Ввести предварительные данные: тему, вопрос консультации, клиент, согласованное время подготовки.

1.2.Если консультация платная, выставите счёт на оплату (нажмите кнопку «Счёт»). У клиента появится Счёт к оплате по данной консультации, а в Журнале консультаций – новая запись.

1.3.Далее начинаете обычную работу с клиентом: требуете дополнительную информацию, направляете для ознакомления предварительный варианты Заключения и т.д. согласно установленным Договором (офертой) и Общими условиями оказания услуг процедурам.

Оформление заключения (отчётного документа) по консультации

Когда заключение по консультации готово и согласовано с клиентом, готовый файл (желательно в формате pdf) с консультацией добавляете к списку файлов на вкладке «Приложения». В поле «Содержание» пишете: Заключение (отчётный документ) по консультации. Помимо заключения по консультации рекомендуется прикрепить к ней все файлы документов Клиента, которые были так или иначе использованы при подготовке заключения. Вы можете прикрепить к консультации любое количество файлов.

Если при подготовке консультации были использованы нормативные документы или судебные акты, которых нет в информационной базе, сообщите их реквизиты Оператору системы – эти документы будут оперативно добавлены.

Завершение консультации

После добавления итоговых документов по консультации сообщите об этом клиенту – он должен поставить отметку о принятии консультации. После того, как отметка поставлена, консультация становится архивной – в ней нельзя ничего изменить. Ни вам, ни клиенту. Архивная консультация всегда доступна только клиенту и вам – в режиме чтения.

Расчёты с Оператором

Информация о расчётах с Оператором системы отображается в информационном блоке «Расчёты», который подробно описан в общем Руководстве пользователя.

Счета за услуги Оператора выставляются организациям – Консультантам ежемесячно, 26 числа месяца, предшествующего следующему расчётному периоду.

Акты на оказанные услуги оформляются в порядке, аналогичном описанному в общем Руководстве пользователя.