Руководство пользователя
Условия распространения и использования программы
Программа «ФинИнформ – Советник» является свободно распространяемой программой. Её использование в демонстрационном режиме не ограничено, однако для входа в программу требуется регистрация пользователя на сайте www.fininform.ru. После регистрации на сайте на ваш адрес электронной почты придёт сообщение с указанным вами логином и паролем. Они будут нужны для входа в программу, которую можно скачать здесь.
Коммерческое использование программы предполагает присоединение пользователя к договору публичной оферты и оплату услуг обслуживающей организации. Обслуживающая организация – это Исполнитель по договору (оферте) на оказание информационно-консультационных услуг. Далее для краткости мы будем называть такие организации Исполнитель или Консультант.
Установка и первый запуск программы
После скачивания программы запустить её установку (двойной клик) не требует никаких действий от пользователя. После инсталляции программы запустите её с помощью созданных программой установки ярлыков. Откроется окно «Регистрация Программы».
Пользователь может отложить регистрацию, в этом случае программа перейдёт в демонстрационный режим работы. В демонстрационном режиме доступ к документам информационной базы ограничен, консультационная поддержка не осуществляется.
Регистрация Программы
Регистрация пользователя осуществляется путём последовательного совершения следующих действий в окне «Регистрация Программы»:
1.Просмотр оферты на использование программы.
2.Ввод данных об организации.
2.1.Реквизиты организации, в том числе укажите вид деятельности и систему налогообложения. В поле «Дополнительная информация» желательно описать в произвольной форме специфику деятельности Вашей организации, которую Консультант должен знать и принимать во внимание при консультационной поддержке Вашей компании.
2.2.Обратите внимание на адрес электронной почты. Он может совпадать с электронной почтой кого-то из пользователей, а может не совпадать. Так или иначе, указанный здесь адрес электронной почты является официальным адресом Вашей организации.
2.3.Данные о пользователях. При вводе данных о пользователях внимательно отнеситесь к определению прав конкретных лиц, в частности, предоставления им статуса уполномоченных пользователей. Во-первых, указание уполномоченных лиц Пользователем вытекает из условий договора, так как только они имеют право представлять организацию. Во-вторых, только уполномоченным лицам доступна информация о расчётах с обслуживающей организацией. Указание мобильного телефона не является обязательным, но желательно, поскольку будет легче с вами связаться.
3.Выбор организации - Консультанта и пакета услуг.
3.1.Выбор Консультанта и пакета услуг осуществляется на вкладке «Договор».
3.2.Для начала нужно выбрать из списка город, в котором находится организация – Консультант. Для выбора города просто начните набирать его название в поле или откройте список доступных городов мышью, кликнув по кнопке «V». Выберите значение из списка. Для очистки выбранного значения и возврата к выбору города нажмите кнопку «Х».
3.3.После того, как Вы выбрали город, возможны две ситуации:
3.3.1.В выбранном городе есть только одна организация, оказывающая услуги с использованием программы «ФинИнформ – Советник». В этом случае организация – Консультант будет выбрана автоматически, о чём Вы будете уведомлены сообщением.
3.3.2.В выбранном городе больше одной обслуживающей организации. В этом случае Вам будет показан список доступных в данном городе организаций - Консультантов. Вы можете выбрать любую из них. Выделив мышью интересующего Вас Консультанта в списке Вы можете получить дополнительную информацию об этой организации, нажав кнопку «Подробности». Выбрав нужную организацию, нажимаете кнопку «Выбрать».
3.4.Когда организация выбрана, открывается список пакетов услуг и подробное описание пакета. Пользователям предлагается три стандартных пакета услуг с одинаковым информационным наполнением. Различаются лишь набор дополнительных услуг, а именно:
Количество пользователей системы, входящих в стоимость ежемесячного обслуживания и стоимость обслуживания каждого дополнительного пользователя сверх предусмотренных пакетом.
Количество и объём (в часах) бесплатных консультаций, входящих в стоимость ежемесячного обслуживания, а так же стоимость одного часа консультации сверх лимита, установленного пакетом.
Исходя из указанных параметров выбирается наиболее оптимальный для конкретного Клиента пакет услуг. Выбранный пакет услуг впоследствии может быть изменён.
3.5.Дата начала оказания услуг – указывается Пользователем. Начиная с выбранной даты будет выставлен счёт на оплату услуг за первый платёжный период. Если выбранная дата больше 25 числа текущего месяца, счёт будет выставлен за следующий платёжный период (месяц).
3.6.Просмотр и принятие оферты.
3.6.1.После выбора Консультанта и пакета услуг Вы можете просмотреть и напечатать Договор (Оферту) – кнопка «Просмотр оферты». При нажатии кнопки «Принять оферту» на сервере будет создан уникальный экземпляр Договора между Вашей организацией и выбранным вами Исполнителем (Консультантом). Далее все документы будут формироваться со ссылкой на данный Договор (№ и дату).
3.6.2.После генерации уникального договора Вам будет выставлен счёт исходя из выбранного пакета услуг и даты начала обслуживания. Для просмотра и печати счёта перейдите на вкладку «Расчёты». Там же вы можете ввести данные об оплате счёта. Подробно смотрите в разделе справки «Расчёты с Консультантом»
4.Завершение регистрации и активация программы.
На этом ваша регистрация завершена. Как правило, программа активируется после поступления оплаты на счёт обслуживающей организации.
Общие сведения об организации могут быть изменены пользователем в любое время. Также в любой момент могут быть добавлены новые пользователи. Изменение данных о выбранном пакете услуг, а также удаление (блокировка) пользователей осуществляются обслуживающей организацией по заявке, поданной по e-mail не менее чем за 5 дней до начала следующего расчётного периода (до 25 числа текущего месяца). Своевременно поданные изменения вступают в силу с первого числа следующего месяца (расчётного периода).
Пользовательский интерфейс
Функционально интерфейс программы разделён на строку поиска, панель инструментов и информационные блоки, о которых подробно ниже.
Панель инструментов
В верхней части окна программы находится панель инструментов, на которой располагаются следующие элементы управления (кнопки):
Поиск по реквизитам – открывает форму ввода параметров поиска документа.
Печать – открывает окно предварительного просмотра документа и настроек параметров печати.
Открыть в MS Word – открывает выделенный элемент или весь документ в MS Word.
Справка – открывает справочную систему Программы.
Дополнительные элементы управления.
Кроме вышеуказанных, есть кнопки, которые видят только лица, которые были наделены соответствующими полномочиями при регистрации Программы:
Настройки – открывается форма для редактирования данных, указанных в момент регистрации.
Расчёты – форма, в которой отображаются данные о расчётах с обслуживающей организацией.
Информационные блоки
Информационные блоки – это иерархически упорядоченная структура, визуально реализованная как набор специальных элементов управления (вкладок), которая призвана облегчить доступ пользователя к нужной информации. Каждый информационный блок может иметь дочерние блоки. Под строкой текстового поиска расположены заголовки следующих основных информационных блоков:
Поиск и последние документы
В этом блоке содержатся:
1. Строка быстрого контекстного поиска.
2. Ссылки на последние 20 документов, которые вы открывали.
3. Лента новостей – ссылки на последние (хронологически) документы, которые были добавлены в информационную базу или в которые внесены изменения. Таким образом, этот блок – своего рода профессиональный журнал, просматривая который вы всегда будете в курсе событий.
Кодексы и ПБУ
(Положения по бухгалтерскому учёту) – для облегчения доступа пользователя к этим документам они собраны в одном месте.
Бизнес – справка
В этом информационном блоке собрана систематизированная справочная информация по часто встречающимся вопросам: формы первичных документов, формы бухгалтерской и налоговой отчётности, коды данные о ключевой ставке и другие бизнес-справки. Их список будет пополняться, прежде всего – по запросам пользователей.
Консультации
В этом блоке – архив ваших личных консультаций (ваши запросы и заключения по ним).
Поиск документов
Простой текстовый поиск
Строка текстового поиска. Поиск документа по текстовому содержимому осуществляется в следующем порядке:
1. В строке поиска введите текст, который вы хотите найти в документах.
2. В раскрывающемся списке слева от строки поиска задайте место поиска: в названии, в тексте, в названии и тексте документа.
3. В раскрывающемся списке справа от строки поиска определите режим поиска.
Нажмите «Поиск». Будет выполнен запрос, в результате которого откроется вкладка «Результаты поиска» со списком найденных документов, удовлетворяющих условиям запроса.
А теперь подробно о режимах поиска.
Режимы простого текстового поиска
Для начала определим, что у нас является поисковой единицей, то есть где осуществляется поиск. Поиск осуществляется как минимум в предложении, а как максимум – в текстовом абзаце. Предположим, мы набрали в строке поиска налог кодекс. В зависимости от выбранного режима будут следующие результаты поиска:
1. Все слова. В данном режиме поиск будет успешным, если все введённые в строку поиска слова одновременно присутствуют в поисковой единице. В нашем случае будут найдены: Налоговый режим, установленный кодексом. Что следует из налогового кодекса. Не будут найдены: налоговое законодательство.
2. Любое слово. В данном режиме поиск успешен, если в поисковой единице присутствует как минимум одно слово. Для нашего примера будут найдены: Налоговый режим, установленный кодексом. Что следует из налогового кодекса. Налоговое законодательство.
3. Словосочетание. Будут найдены сочетания из введённых слов. Для нашего примера будет найдено: Что следует из налогового кодекса. Не будет найдено: Налоговый режим, установленный кодексом. Налоговое законодательство.
Существует ещё один режим поиска, при котором можно задавать такие запросы: Абрикос AND персик AND яблоко AND NOT виноград OR арбуз (или Абрикос & персик & яблоко &! виноград | арбуз) – в тексте должны одновременно присутствовать слова ‘Абрикос’, ’персик’, ’яблоко’, но не слово ’виноград’. Или должно присутствовать слово ‘арбуз’ (можно вместе с другими, даже с виноградом).
Применение этого режима требует серьёзной подготовки пользователя. Для желающих даём ссылку на руководство по Full-Text Search режиму поиска: https://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc879300.aspx.
Поиск по реквизитам
Если вам нужен конкретный документ, реквизиты которого вам известны полностью или частично, воспользуйтесь поиском по реквизитам. Для этого нажмите кнопку «Поиск по реквизитам» на панели инструментов. Откроется форма ввода параметров поиска, фокус ввода установлен на поле текстового ввода, которое работает также, как описанное выше в главном окне.
Переход между полями ввода – клавишей Tab или мышью. Вы переходите в нужное поле и задаёте конкретный параметр поиска, введя или выбрав из списка нужное значение.
Что касается конкретных реквизитов документа, то с ними всё очевидно. Подробнее рассмотрим поиск по таким полям, как Тематика, Источник и Вид документа.
Источник – имеется ввиду лицо, создавшее документ. Это органы государственной и судебной власти, а также авторы комментариев – аудиторские, юридические и иные фирмы, конкретные люди.
Вид документа – кодекс, закон, постановление, инструкция и т.д.
Тематика – основной вид поиска ответа на ваш вопрос. Это тема комментария, консультации, вопроса пользователей. Все эти документы закреплены за конкретной темой. При выборе тематики следует иметь ввиду, что тематики представляют собой упорядоченный определённым образом иерархический список. Выбрав соответствующую тему, вы получите список комментариев и консультаций по ней. Их не будет много, поскольку наша информационная политика заключается в том, что пользователь должен получить исчерпывающий ответ по теме в одном комментарии. При этом актуальность комментариев поддерживается постоянно, так же как актуальность нормативных актов. Если на ваш вопрос комментария нет или он не полон, обращайтесь за бесплатной консультацией. Комментарий по интересующему вопросу будет подготовлен для вас лично и вы сами решите, устранена ли неопределённость в толковании соответствующих норм законодательства.
При попадании фокуса ввода в эти поля можно ткнуть мышью в правый угол поля, а можно сразу начать ввод нужного значения буквами с клавиатуры.
Тут всё должно быть понятно, однако позволим себе дать несколько советов по ускорению ввода в полях Тематика, Источник и Вид документа. Например, в поле ввода Источника документов нам нужно найти Министерство финансов. Лучше писать не министер… или минфин…, а просто фин.. Так будет быстрее. Или дума.
Работа со списком документов.
Просмотр списка
В результате вашего запроса откроется найденных документов. Если поиск был по ключевым словам, то в начале каждого документа вы увидите крестики, которые при нажатии на ких мышью раскрывают список найденных в соответствующем документе вхождений. Наведя мышь на соответствующее вхождение во всплывающем окне вы увидите текст абзаца, где соответствующее слово было найдено. Таким образом, у вас нет нужды открывать каждый документ и просматривать его от начала до конца в поиске искомого.
Сортировка списка
Полученный по результатам запроса список документов может быть отсортирован: по юридической силе (начиная с Конституции и далее), по дате и по номеру документа. Для этого наведите указатель мыши на список и щёлкните правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выберите нужную сортировку.
Открытие документа
Открытие нужного документа происходит по двойному щелчку мышью по названию документа. При простом щелчке документ будет открыт в текущем окне. Если вы хотите открыть документ в новом оке, нажмите клавишу Сtrl и щёлкните мышью. Документ будет открыт в новом окне.
Работа с открытым документом
Пользовательский интерфейс
Интерфейс открытого документа разделён на две части: Панель навигации и Текстовое окно.
Панель навигации предназначена для быстрого перемещения по документу. На ней отрисовывается иерархический список, отражающий структуру открытого документа. При выделении мышью соответствующего узла структуры в текстовом окне отображается соответствующий ей текст.
Работа со ссылками
В текстах документа часто встречаются ссылки на другие документы информационной базы. При простом щелчке по ссылке новый документ будет открыт в текущем окне. Если вы хотите открыть документ в новом оке, нажмите клавишу Сtrl и щёлкните мышью. Документ будет открыт в новом окне.
Дополнительная информация
Внизу текстового окна расположена Панель дополнительной информации. Для её открытия щёлкните мышью по соответствующему названию.
Входящие ссылки – список ссылок на открытый (целевой) документ. Указывается адрес ссылки в просматриваемом документе, т.е. куда ссылка и адрес ссылки в исходном документе, т.е. откуда ссылка.
Исходящие ссылки – список ссылок из открытого документа. Указывается адрес ссылки в просматриваемом документе, т.е. куда ссылка и адрес ссылки в исходном документе, т.е. откуда ссылка.
Обратите внимание: списки входящих и исходящих ссылок в открытом документе строятся относительно выделенного на момент просмотра иерархического узла в панели навигации. То есть
Свойства документа – просмотр списка реквизитов открытого документа.
Информация об обновлениях – список обновлений и изменений открытого документа.
Контекстный поиск в документе
Если открытый вами документ очень большой, а вам нужно найти что-то конкретное, воспользуйтесь контекстным поиском внутри документа. Для этого нажмите кнопку «Поиск» под панелью навигации. Откроется поле ввода текста. Введите нужный текст и нажмите «Поиск». В результате поиска заданное слово в тексте будет выделено жёлтым цветом и появится список позиций документа, в которых заданное слово найдено. Вы можете перемещаться по документу выделяя нужные позиции в иерархической структуре документа или воспользоваться кнопками «Вперёд», «Назад». Для выхода из режима поиска нажмите кнопку «Сброс».
Копирование текста
Для копирования фрагмента текста в буфер обмена Windows выделить нужный текст мышью, нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать Копировать. Выделенный текст будет помещён в буфер обмена и доступен для вставки в другое приложение.
Печать
Печать фрагмента документа.
Для печати фрагмента выделить нужный текст мышью, и нажать кнопку Печать на панели инструментов. Будет открыто окно настройки печати с выделенным фрагментом текста.
Печать документа
Для печати документа целиком откройте нужный документ и нажмите кнопку Печать на панели инструментов. Будет открыто окно настройки печати с выделенным фрагментом текста.
Экспорт текста в MS Word
Иногда возникает необходимость открыть некоторые документы или их часть в MS Word. Для этого нужно понимать, что именно следует открыть в MS Word:
Документ целиком: откройте нужный документ и нажмите кнопку Экспорт в MS Word на панели инструментов. Будет открыт новый документ Word, содержащий полный текст исходного документа.
Часть документа. Часто бывает так, что весь документ экспортировать в Word не нужно (например, Гражданский кодекс) по причине его размера, но нужна какая-то его часть. Для экспорта в Word выделяем в панели навигации нужный элемент (глава, статья, пункт или иной элемент структуры исходного документа) и щёлкаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем Открыть в MS Word. Будет открыт новый документ Word, содержащий текст выбранного элемента структуры исходного документа.
Выделенный фрагмент. Для экспорта в Word протяжкой мыши выделите нужный фрагмент текста и нажмите кнопку Экспорт в MS Word на панели инструментов. Будет открыт новый документ Word, содержащий выделенный текст исходного документа.
Консультации
Процедура оказания консультационных услуг описана в п. 4 Договора (оферты) и п. 10-19 Общих условий оказания услуг.
В случае, если Вам нужна консультация, просто обратитесь в обслуживающую организацию по телефону или другим доступным способом.
Консультант принимает Ваш запрос, формулирует по согласованию с Вами тему и вопрос консультации, согласовывает срок подготовки заключения. В необходимых случаях запрашивает дополнительную информацию.
После подготовки заключения (отчётного документа) и его одобрения и приёмки Вами Консультант создаст запись о Вашей консультации, которая включает:
3. Файл с заключением по консультации.
4. Файлы с дополнительной информацией, использованной при подготовке заключения по консультации.
Всё это вы увидите в списке консультаций, когда перейдёте в информационный блок «Мои консультации». Там же Вы ставите отметку о приёмке и одобрении заключения по консультации. После того, как вы поставили отметку, никакие изменения данных, связанных с уже принятой консультацией, невозможны.
Если по условиям Договора с Консультантом конкретная консультация подлежит дополнительной (сверх выбранного пакета услуг) оплате, Вам будет выставлен Счёт, который вы увидите в информационном блоке «Расчёты».
Учёт расчётов с обслуживающей организацией
В программе ведётся учёт расчётов с обслуживающей организацией. Для перехода в форму учёта расчётов нажмите кнопку «Расчёты» на Панели инструментов в верхней части программы. Откроется окно информационного блока «Расчёты».
Внимание! Кнопка «Расчёты» доступна только для уполномоченных лиц организации!
В соответствии с условиями договора плата за доступ к информационной системе вносится ежемесячно авансом. Для этого 25 числа текущего месяца Вашей организации будет выставлен Счёт на следующий расчётный период (месяц), который Вы увидите в блоке «Расчёты». Для печати счёта выделите мышью нужную строку и нажмите кнопку «Печать». Откроется окно предварительного просмотра с настройками печати.
Важно: Счёт выставляется исходя из действующих на 25 число текущего месяца условий Договора – выбранного пакета услуг и количества дополнительных (сверх включённых в стоимость пакета) пользователей. Поэтому о всех возможных изменениях (смене пакета услуг, выбытии или появлении новых пользователей вы должны известить обслуживающую организацию до 25 числа текущего месяца. Изменения вступят в силу с первого числа следующего месяца.
После оплаты счёта введите в соответствующей строке сведения об оплате: дату, номер платёжного документа и сумму платежа. После ввода данных Ваш Консультант будет извещён об оплате, после чего он проверит и подтвердит поступление денежных средств на его счёт. После подтверждения платежа счёт исчезнет из списка, поскольку по умолчанию в блоке «Расчёты» отображаются только неоплаченные счета. Для просмотра всех счетов включите фильтр «Показывать оплаченные».
Акт на оказанные услуги будет сформирован не ранее первого числа месяца, следующего за истёкшим. Выделите мышью строку соответствующего периода и нажмите кнопку «Печать». На экране появится диалоговое окно, в котором укажите параметр «Акт». Откроется окно предварительного просмотра с настройками печати.
Важно: Акты на оказанные услуги не формируются информационной системой, если счёт не был оплачен. К каждому акту формируется Приложение с подробной расшифровкой оказанных услуг за отчётный период.
Информация о расчётах за проведённые платные консультации отображается в системе аналогично – т.е. Консультант выставляет счёт, вы его оплачиваете и вводите данные об оплате. После истечения расчётного периода информация о консультационных услугах будет отражена в Акте и расшифровке к нему.
Использование информационной системы «ФинИнформ-Советник» предполагает 100% электронный документооборот между сторонами договора, что полностью соответствует действующему законодательству РФ в области бухгалтерского учёта и налогообложения, о чём ясно указано в Письме Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 сентября 2016 г. N 03-03-06/1/55073.
Тем не менее, если Вы по тем или иным причинам хотите получать документы на бумажном носителе, заверенные «живыми» подписями и печатями, заключите дополнительное соглашение с поставщиком услуг.
