ФинИнформ

Сроки хранения бухгалтерских, налоговых и иных документов в организации

По общему правилу первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года, однако в законе о бухучете сделана оговорка, согласно которой вышеназванные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Сроки и правила хранения документов определены Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее – приказ № 236 или Перечень).

Следовательно, при решении вопроса о сроках хранения тех или иных документов нам нужно посмотреть, сколько времени следует хранить тот или иной документ для бухгалтерских целей, нужно заглянуть в вышеупомянутый Перечень, в частности, в раздел 4. Если срок хранения в соответствии с Перечнем превышает 5 лет, то документ хранится именно то время, которое указано в Перечне.

Что касается налогового учёта, то согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Однако следует понимать, как данная норма применяется. Например, для целей налогообложения прибыли организаций суммы начисленной амортизации, включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией. При этом сумма амортизации определяется налогоплательщиками ежемесячно в порядке, установленном главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, исходя из первоначальной стоимости амортизируемого имущества и срока его полезного использования. С учётом вышеизложенного, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете для надлежащего документального обоснования сумм начисленной амортизации за последние пять лет (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 16 августа 2019 г. № 03-03-06/1/62257).

Определяя срок хранения налоговых документов (включая документы по страховым взносам) следует помнить, что тут действует такое же правило, как и в случае с бухгалтерскими документами: если срок хранения, указанный в Перечне, превышает срок хранения, указанный в НК РФ, документы должны храниться столько, сколько указано в Перечне. Сказанное правило применяется и к кадровым документам.